美容院カルテの内容｜美容室カルテで無料・オススメ！ヘアサロン電子カルテ

「美容院のカルテでは何書くのか」
「電子化して効率よく管理したい」
「顧客カルテの無料テンプレートが欲しい 」

美容師さんにとって欠かせない仕事のひとつが、顧客管理のために使用するカルテの作成。

忙しい合間を縫って多くの顧客情報を記入するのは大変な作業で、正直いちいち書きたくないと思っているスタイリストの方も多いのでは？

今回はサロンの集客に役立つ顧客管理方法について、業務の効率化を促進させたい美容師・サロンオーナー様向けに「美容院のカルテ」をテーマとした下記の内容を解説します。

• 美容院のカルテとは
• カルテの内容・書き方
• 無料テンプレート
• オススメ電子カルテの無料アプリ
• 電子カルテ導入のメリット・デメリット
• FAQ

結論

サロンでは美容師が施術により集中できるよう電子カルテを導入した方がメリットが多いでしょう。

理由

 カルテの記録・管理・共有が一括に
 サロンで生じる非効率を効率化へ

ここで言う「カルテ」とは、美容室で顧客管理のために使用するカウンセリングシートのことです。

カウンセリングシートでは、来店されたお客さまの情報をまとめて一括管理します。

電子化を導入してサービスの質を向上させ、顧客満足度アップで集客を獲得していきましょう。

まだカルテがないという新規サロンオーナーの方もぜひ参考にご覧ください。

>>美容室顧客管理ソフトでは、顧客管理システム導入のメリット・デメリットやおすすめソフトをご紹介しています。

美容院のカルテとは

美容室で扱うカルテとは、来店された際に顧客の個人情報や来店履歴・施術内容などを記録するもの。

初めて来店されたお客様のカルテを作成する場合、氏名や連絡先などの個人情報、髪の悩みなどの他にもサロンに求めていることや、お店を選ぶ基準、過ごし方などについてもカルテに記録されます。

カット・カラーの施術履歴とともに記録を残すことで、サロン全体でも共有できる大事な顧客情報。

作成以降から来店時の更新を継続していき、サロンスタッフ間で情報共有したり、集客や売上アップなどの経営戦略に反映させるための重要なデータとして、どの美容院でも作成・管理されています。

近年では、紙媒体のカルテから電子カルテに移行している傾向が強くみられます。

電子カルテとは
パソコンやタブレット端末などで記録・閲覧・管理できるカルテ。

カルテの内容

美容室で管理するカルテには、以下のような内容を記録するのが一般的です。

カルテの内容

• 氏名
• 住所
• 職業
• カウンセリング・施術・アフターカウンセリングの内容
• 髪質や体質
• ライフスタイル
• 服のテイスト
• 会話の内容
• 性格や趣味

このように、お客さまの様々な特徴を残しておくことで、ヘアスタイルの提案や施術する際の会話、喜んでもらえるサービス提供に役立てることができます。

カルテの書き方

サロンカルテを書くときに気をつけたいポイントを見ていきましょう。

カルテの書き方

1. 来店日・施術内容
2. 使用した薬剤・スタイリング剤など
3. 自宅でのヘアスタイル再現方法
4. ヘアスタイルや髪の悩み
5. 提案したヘアケア方法
6. 経過によるヘアスタイルの変化
7. 今後のヘアデザイン提案
8. 次回の予約時期提案
9. 美容室を変えたきっかけ・理由
10. 美容室を選ぶ基準（メニュー、料金、雰囲気、接客など）
11. 美容室ではどう過ごしたいか（静かに過ごしたい、楽しく会話など）

上記のような内容で詳しく順に記載しておくことで、お客様が美容室・ヘアサロンに求めていることが見えてきます。

これは全スタッフで共通認識を保つことが必要です。

こうして顧客ニーズを見出し、それに応えていくサービスの提供やアプローチを積極的に実践し、繰り返していくことで集客や売上に反映されていくと考えられるからです。

無料でダウンロードできるテンプレート

あえて紙カルテを使っていきたいというサロンもまだまだ少なくありません。

ここでは無料でダウンロードできるサロン・美容室向けカルテ（エクセル）のテンプレートを2つご紹介します。

何から手をつけたらいいか、どんなことをお客様に聞いたらいいかわからない場合には、無料のテンプレートから始めてみて、徐々にオリジナルの要素を盛り込んでいくのもいいでしょう。

美容室向けカルテのテンプレート

• Nagomi
• テンプレート祭り

Nagomi

Nagomiは、サロン向けカウンセリングシートのテンプレートを無料でダウンロードできます。

ダウンロードには氏名・メールアドレスの入力が必要です。

テンプレート祭り

テンプレート祭りは、美容室向けカルテのテンプレートが無料でダウンロード可能です。

登録不要でダウンロードできます。

>>美容師向けアプリでは、カットモデルや集客・予約に利用できる無料おすすめアプリをご紹介。

【無料アプリ】ヘアサロンにオススメ！電子カルテ3選

続いて、電子カルテへ移行したいというサロンにおすすめしたい無料で利用できるヘアサロン向けのオールインワン型電子カルテアプリをご紹介します。

美容室でのカルテ管理には、電子化を推奨します。

なぜなら、紙カルテならではの苦労を払拭できるからです。

電子化することで、記入する作業や紛失を防ぎ、管理するスペースを省いてスマートな対応が可能に。

電子カルテがオススメな理由

• 閲覧・編集がいつでも可能
• スムーズなデータ検索・引継
• 写真も記録できる
• 全スタッフでわかりやすくデータ共有
• 破損や紛失の心配がいらない
• 操作が簡単

電子カルテには、オールインワン型・特化型の2種類あります。

 オールインワン型：カルテ作成・管理以外の業務まで幅広く対応しているタイプ。
 特化型：特定の業務に強みを持つタイプ。

CASTFILE（キャストファイル）

引用元：CASTFILE

CASTFILE（キャストファイル）は、使用する容量ごとの料金設定が特徴的な美容サロン向けクラウド型カルテサービスです。

カウンセリングシート・施術同意書など、サロン仕様のカスタマイズが自由。

アフターフォローの充実、顧客満足度・集客率アップに役立てられるでしょう。

施術カルテに写真や手書きメモも残せる機能性。

デバイスひとつで顧客情報をまとめて管理。

LiMEsalon（ライムサロン）

引用元：LiMEsalon

LiMEsalon（ライムサロン）は、美容師が企画・設計したカルテ＆予約管理アプリです。

スマホで手軽にカルテ管理や予約管理、レポート、顧客とのカルテの共有、プロフィールページの作成が無料で行えるオールインワン型。

カルテ作成でカレンダー予約情報も同時に更新、効率的な予約管理が魅力。

カルテ機能では、写真・手書きスケッチ・メモ・会計履歴を一括管理。

有料機能では、ネット予約・Instagram予約連携・LINE公式アカウント連携・レジ会計といったサービスも豊富。

STORES（ストアーズ）

引用元：STORES

STORES 予約は、充実した機能を搭載した導入費用が無料の電子カルテアプリです。

アプリ上で顧客管理もできるなど、業務効率と同時に売上分析もできるオールインワン型。

有料バージョンでは、利用できる機能性もさらに広がります。

それぞれの詳しい機能性については>>美容室顧客管理ソフトでもご紹介しています。

StoreTouch（ストアタッチ）

引用元：StoreTouch

StoreTouchは小中規模サロン向けのiPad POSレジです。

誰でも簡単に使う事が出来る手書きカルテアプリ

レジとしての機能はもちろん、PCからも売上管理や商品登録が可能です。

施術や会話内容、諸注意、写真、展開図などを手書きやテキスト入力で記録できます。

電子カルテを導入するメリット・デメリット

メリット	デメリット
顧客情報の一元管理 サービスの質の向上 マーケティング活動に活用 施術の効率化と時間管理 ペーパーレス化によるコスト削減 スタッフ間の情報共有の円滑化	導入コストと維持費 スタッフのリテラシー・教育コスト データの漏洩やセキュリティリスク システムトラブルのリスク 運用負荷の増加カスタマイズの制限

ヘアサロンで電子カルテを導入するメリット・デメリットをご紹介します。

メリットは業務効率やサービスの質向上

ヘアサロン・美容室で顧客管理のために電子カルテを導入することには、効率化やサービスの質向上といった多くのメリットがあります。

満足度向上につながるため、サロンの集客にも役立たせることができるのが魅力です。

1. 顧客情報の一元管理

電子カルテを導入することで、顧客の基本情報や施術履歴、好みやアレルギー、過去の相談内容などを一元的に管理できます。

これにより、顧客ごとに紙のカルテを探す手間が省け、必要な情報を瞬時に確認できるため、施術の準備やカウンセリングがスムーズになります。

2. サービスの質の向上

顧客の好みや要望を詳細に記録しておくことで、リピート時にも同じスタイルやケアを提供でき、満足度が向上します。

過去の施術内容や使用した薬剤の記録を基に、スタイリストが適切な提案を行えるため、顧客のニーズに合ったサービスを提供しやすくなります。

3. マーケティング活動に活用

電子カルテを活用して、誕生日や前回の来店日などを把握し、来店促進のメッセージやキャンペーン情報を個別に送ることが可能です。

これにより、顧客ごとのきめ細やかなフォローアップができ、リピート率の向上が期待できます。

4. 施術の効率化と時間管理

施術内容や時間の記録が残るため、各顧客にどれくらいの時間がかかるかを把握しやすくなります。

これにより、スケジュール管理やスタッフのシフト調整がしやすくなり、サロン全体の業務効率が向上します。

5. ペーパーレス化によるコスト削減

紙のカルテにかかる印刷費用や保管スペースを削減でき、長期的にはコストの節約になります。

また、情報の紛失リスクが減少し、データの保全性が向上します。

6. スタッフ間の情報共有の円滑化

電子カルテはリアルタイムでの更新が可能なため、担当者が変わっても顧客の情報を正確に把握でき、顧客が安心して施術を受けられます。

スタッフ同士の情報共有がスムーズになり、接客や施術における連携が取りやすくなります。

デメリットはコストや運用面の負担

一方のデメリットでは、コストや運用面が挙げられます。

1. 導入コストと維持費

電子カルテシステムの導入には、初期費用がかかります。

特に、サロンの規模に合わせてカスタマイズする場合や、専門の業者に依頼する場合は高額になることもあります。

また、システムの維持やアップデート、サポート費用が発生するため、継続的なコストがかかります。

2. スタッフのリテラシー・教育コスト

電子カルテの操作には、スタッフ全員がシステムを使いこなせることが前提となります。

そのため、パソコンやタブレットの操作に慣れていないスタッフがいる場合、教育に時間とコストがかかることがあります。

また、全員がシステムを正しく使わなければ、情報の入力漏れやミスが発生し、逆に管理が煩雑になる可能性もあります。

3. データの漏洩やセキュリティリスク

顧客の個人情報を電子的に管理するため、データの漏洩やハッキングといったセキュリティリスクが考えられます。

これを防ぐためには、システムのセキュリティ対策を強化し、スタッフにも適切な取り扱いルールを周知徹底する必要があります。

4. システムトラブルのリスク

システムの不具合やトラブルが発生すると、全ての顧客情報にアクセスできなくなり、営業に支障をきたすことがあります。

停電やネットワークの不具合が原因でシステムが使えなくなると、施術内容の確認ができなくなるなど、サロン業務に大きな影響を与えることもあります。

5. 運用負荷の増加

紙のカルテに比べ、電子カルテの運用にはシステムのメンテナンスやデータのバックアップなど、管理負担が増える場合があります。

特に、データの整理や移行作業が大変であり、一定の運用負荷を伴います。

6. カスタマイズの制限

導入するシステムによっては、サロンの特定の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできない場合があります。

そのため、サロンごとの運用に合ったシステムを選定することが求められ、選定に時間を要することがあります。

ヘアサロンのカルテに関するFAQ

美容室・ヘアサロンのカルテに関してよくある質問をまとめました。

• 美容室で電子カルテを導入するメリットは？
• 美容院のカルテは何年間保存しておくもの？
• 美容室のカルテに悪口とか書かれていたりする？

Q.美容室で電子カルテを導入するメリットは？

A.　導入によって得られるメリットは以下の内容です。

メリット

• 作成時間・手間削減
• ペーパーレス促進
• 業務効率向上
• 再来店率アップ
• 失客率低減

Q.美容院のカルテは何年間保存しておくもの？

A.　カルテの保存期間は施術終了日から5年、その他の書類は3年間の保存が義務付けられています。

参考：保険医療機関及び保険医療養担当規則

Q.美容室のカルテに悪口とか書かれていたりする？

A.　悪口を書くようなことは美容師としてあってはならないことですが、カルテには、お客様との会話内容や趣味、性質、ファッションなど、髪以外にも特徴的なことを書き記している場合が一般的です。

また、サロンによっては年間支払額でランク分けしていることもあったりと、お店によって書く内容は様々と言えます。

>>美容室顧客管理ソフトでは、おすすめのサロン向け無料アプリについてご紹介しています。

まとめ

今回は「美容院カルテの内容・電子カルテの無料アプリ」について解説しました。

今回ご紹介したテンプレートや、電子カルテの無料アプリから、お店で使いやすいタイプを選んで、効率よくカルテの電子化を進めてみるのはいかがでしょうか。

情報のデジタル化を行うことで、提供できるサービスの質とお客様の満足度をアップさせることが実現できるでしょう。