【美容室オーナー向け】予約キャンセルメールの返信例文(件名)を徹底解説
「予約キャンセルメールに対して、どのように返信すればいいか分からない。」
このような方に向けて、本記事では「予約キャンセルメールの返信例文(件名付き)」で徹底解説していきます。
編集者yuki役立つ内容になっているので、ぜひ最後までご覧ください。
この記事を書いた人
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大前提：お客様自身の気持ちを理解しよう
大前提として、予約をキャンセルするお客様は、下記のパターンに分かれています。
- 申し訳ない。(後ろめたさがある状態)
- なんとも思っていない
後者の場合であれば、どうしようもないのですが、前者の場合は上手く対応することで再来店、再予約に繋がる可能性もあります。
本記事では、その点を詳しく解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。
予約キャンセルメールの返信例文(件名)3選
予約キャンセルメールを送る際は下記の内容を踏まえていることが大切です。
- 連絡をいただいことへの感謝
- キャンセル事由に合わせた対応
- 再予約してもらえるようなお誘い
上記を含めて例文を状況別で3つ紹介させて頂きます。
お客様のご都合で予約キャンセルされた場合
「件名：美容室○○のご予約キャンセルの件について」
○○様
この度はキャンセルのご連絡をくださり誠にありがとうございます。
○月○日○時〜承っていたご予約について、ご都合が悪くなってしまったとのこと、確認させて頂きました。
お忙しい中、ご丁寧にご連絡を下さり、ありがとうございます。
ご予約日時の変更につきましては、ご都合の良いお日にちがありましたら、優先的にご予約を手配させて頂きます。
ご希望がございましたら、お気軽にメールかお電話にてお申し付けくださいませ。
○○様にまたお会いできますこと、スタッフ一同心待ちにしております。
美容室○○ 担当：○○
TEL：0123-456-789
お客様の体調不良で予約キャンセルした場合
「件名：美容室○○のご予約キャンセルについて」
○○様
この度は体調が悪い時にも関わらず、ご丁寧にご連絡をくださいまして、誠にありがとうございます。
○月○日○時〜承っていましたご予約のキャンセル、確認させて頂きました。
お身体の方が大切ですので、どうぞご無理なさらず、ゆっくりお大事になさってください。
○○様の体調がお戻りになりましたら、またご予約いただけますと幸いです。
スタッフ一同、○○様のお身体のご回復をお祈りしております。
美容室○○ 担当：○○
TEL：0123-456-789
お客様の無断予約キャンセルした場合
「件名：美容室○○のご予約についてのご連絡」
○○様
○月○日○時〜ご予約を承っておりましたが、ご来店いただけませんでしたので、誠に勝手ながらキャンセル扱いとさせていただきました。
恐れ入りますが、ご理解ご了承くださいませ。
またご都合の良い時に、改めてご予約いただけますと幸いです。
○○様に次回お会いできますよう、スタッフ一同お待ちしております。
美容室○○ 担当：○○
TEL：0123-456-789
予約キャンセルメールの返信で意識するべきこと
予約キャンセルメールの返信で意識するべきこととして、下記の2つをご紹介させて頂きます。
- 次も予約してもらえること
- マイナスの感情はNG
次項では、1つずつ詳しく解説させて頂きます。
次も予約してもらえること
予約キャンセルメールの返信で気をつけるべきこと1つ目は「次の予約に繋がる返信」を意識することです。
予約キャンセルをしたお客様目線になると、「キャンセル＝後ろめたさ」を感じていることが多い傾向にあります。
その後ろめたさを解消してあげて、また次回に予約してもらえるようにしましょう。
マイナスの感情はNG
無断キャンセルなどの場合、マイナスな感情を表現したくなります。
しかし、このような場合でも明るい感情で返信を心がけるようにしましょう。
お客様に対して、お店側が怒っていると思われないような心がけも大切です。
編集者yuki無断キャンセルをしたお客様が悪い口コミを周りに言わないとも限りませんので、自店舗を守るためにも丁寧な対応を心がけましょう。
サロンにキャンセル料を追加するべきかお悩みの方へ
「サロンにキャンセル料を追加することで悩んでいる」
このようなオーナーの方は、下記の記事が参考になります。
キャンセル料については、民法415条と消費者契約法にて請求できることになっています。
また、この際のキャンセル料は施術料金分以下になるようにしましょう。
過剰なキャンセル料はトラブルの原因になります。
明確なキャンセルポリシーのもと、自店舗のキャンセル料の設定をしてみて下さい。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回はお客様のキャンセルに対してのメール対応を解説させて頂きました。
中々難しい対応かと思いますが、自分の感情は押し殺して、お客様が気持ち良く、またご来店頂けるような返信を心がけましょう。
皆様の経営のご参考になれば幸いです。
最後までご覧頂きありがとうございました。
